Nous savons évidemment qu’il existe une obligation légale de recyclage ! Et qu’elle s’applique non seulement aux RD, mais aussi à d’autres personnes qui sont en contact avec le public, les PCP.
Toutefois, c’est là que le bât blesse, car bien que la FSMA ait clairement formulé ses exigences en matière de recyclage des PCP, les employeurs se posent encore de nombreuses questions à ce sujet.
Nous en énumérons quelques-unes :
- Comment rédiger un plan de formation global ?
- À quelles exigences doit-il répondre ?
- Comment le plan de formation des PCP se compare-t-il au plan de formation annuel de la « loi dite du Deal pour l’emploi » ?
- L’obligation de recyclage pour les PCP peut-elle prendre n’importe quelle forme ?
Plan de formation des PCP
L’objectif de la FSMA est clair.
Tous les PCP doivent recevoir en permanence une formation adéquate pour le travail qu’ils effectuent.
Mais comment atteindre cet objectif ? La FSMA laisse volontiers à l’employeur le soin de l’interpréter, à condition qu’il fasse preuve de sérieux. « Ok, c’est faisable », direz-vous, mais est-ce vraiment si simple ? Ou n’est-ce qu’une impression ?
Nous passons en revue la question 1.A.6 de la nouvelle série de FAQ sur le recyclage et la résumons.
- En tant qu’employeur, vous n’avez pas à suivre la présence individuelle de vos PCP. Toutefois, il est de votre responsabilité de rédiger chaque année un plan de formation complet. En fonction de la taille de votre entreprise et des qualifications de vos collaborateurs.
- Vous disposez d’une certaine souplesse dans la conception et la mise en œuvre du plan de formation, mais vous devez vous y employer avec sérieux. Ce plan doit donc être rédigé sur base annuelle au moins. Il doit évidemment être actualisé et élaboré sur la base de nouvelles formations (de recyclage) et de nouveaux développements !
- Il est inutile d’envoyer le plan de formation à la FSMA, mais veillez à le tenir à tout moment à sa disposition.
- N’oubliez pas : Vous êtes responsable du système de formation et de suivi des progrès de TOUS vos PCP.
Bref, l’objectif est clair ! Une chose est sûre : tous les PCP doivent toujours être compétents et formés. Par contre, y parvenir n’est pas forcément chose aisée… En effet, comment s’assurer que les connaissances de tous les PCP sont systématiquement à jour et, plus difficile encore, comment le prouver ? Comment assurez-vous la continuité nécessaire dans l’étude de vos PCP ?
En effet, il ne suffit plus de proposer une formation ou d’envoyer vos travailleurs à un « cours ».
Les « nouvelles » exigences en matière de recyclage régulier vous imposent un certain nombre d’obligations et de responsabilités supplémentaires. En tant qu’employeur, vous êtes confronté à un nouveau « problème » sérieux, qui nécessite des charges (administratives) supplémentaires ainsi que du temps. Du temps que vous préféreriez consacrer à d’autres choses.
Sans parler de l’enregistrement individuel de chaque collaborateur par l’employeur auprès de la FLA. Vous trouverez davantage d’informations à ce sujet dans l’article intitulé « Le Federal Learning Account ».
Revenons sur cette dernière condition : en tant qu’employeur, vous êtes responsable du système de formation et de suivi des progrès de TOUS vos PCP.
Qu’est-ce qui est considéré comme une formation ?
En tant qu’employeur, le recyclage peut prendre différents formats d’apprentissage, tels que des cours magistraux, l’apprentissage à distance ou des variantes hybrides.
Toutefois, il ne s’agit pas d’une « norme totalement ouverte ». La FSMA le précise à la question 1B.11. de ses nouvelles FAQ. Voici ce qu’elle en dit :
La simple lecture de textes peut-elle être considérée comme une formation ?
La FSMA estime que l’organisateur de formations ne peut pas se contenter de faire lire des textes, sans plus, par les participants pour qu’il soit question de recyclage.
Si toutefois, un cadre didactique clair est proposé comme support pour les participants, avec des outils déterminés (par exemple sessions Q&R, messagerie instantanée, test, exercices avec feed-back), la lecture autonome de textes et/ou la préparation d’une formation de recyclage peut être acceptée comme faisant partie d’une formation de recyclage. La condition qui s’applique dans ce cas est que l’organisateur de formations apporte une contribution active et qu’il ait pris en considération la lecture des textes et/ou la préparation pour la formation de recyclage qu’il organise. Dans tous les cas, ces textes et préparations visent à mettre à jour, à rafraîchir ou à approfondir les connaissances nécessaires à l’exercice de la profession de ces personnes. »
En bref, même les PCP ont besoin d’un cadre didactique clair. La simple lecture d’un texte n’est pas (plus) suffisante. Par ailleurs, on attend également de vous que vous suiviez et démontriez les progrès réalisés par vos collaborateurs en matière de recyclage.
Et c’est précisément à ce niveau qu’Advisors Up-to-date vous offre la solution !
Up-to-date facilite grandement la mise à jour tangible des connaissances professionnelles de vos PCP, l’élaboration d’un plan de formation et le suivi des progrès de vos PCP !
Grâce à nos Monitors (Knowledge Monitor, Compliance Monitor et Business Monitor), les contrôles et mesures fastidieux des progrès appartiennent au passé. Il vous suffit de cliquer sur un bouton pour être totalement informé. Quand vous le souhaitez.
Vous obtenez un aperçu de la progression du recyclage, du niveau de connaissance et de conformité de vos collaborateurs et/ou des agences liées à votre entreprise.
Grâce à Advisors Up-to-date, vous ne vous occupez plus de rien, vous avez tout en main et, évidemment, vous respectez vos obligations. Enfin, cerise sur le gâteau… vous épargnez énormément de temps et évitez aussi des risques de responsabilité civile élevés.
Principe
- Votre collaborateur reçoit un message dès que nous publions un article d’actualité.
- Il lit l’article, y compris les annexes et les conseils pratiques, puis passe le test de connaissances. Résultat ? Il est à jour et peut le prouver !
- Chaque article s’accompagne d’un test final avec une question de rattrapage et un feed-back.
- Lorsque le test est terminé, les progrès personnels du collaborateur sont mis à jour en temps réel dans le Knowledge Monitor.
- Le collaborateur ne s’en sort pas ? Il se pose des questions par rapport au contenu ? Dans ce cas, il lui suffit de poser la question à nos experts.
- And last but not least… Advisors Up-to-date répond parfaitement à l’obligation de tenir un plan de formation !
- Le Compliance Dashboard, vous permet, en tant que gérant ou cadre, de connaître en temps réel les progrès et le niveau de conformité de vos collaborateurs. Et grâce à la fonctionnalité « Teams », vous suivez vos différents départements.
- Notre plateforme vous permet de générer, visualiser et télécharger les certificats de vos collaborateurs. Vous avez aussi la possibilité d’ajouter facilement des heures obtenues ailleurs !
- Quant aux données, elles se téléchargent en un tournemain au format Excel. Très pratique pour votre dossier du personnel et comme plan de formation ! Ce fichier sert également de base à la saisie du Federal Learning Account.